ERP 系統(tǒng)是整個(gè)公司的中央數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅提供強(qiáng)大的報(bào)告功能，還能通過多種方式提高組織生產(chǎn)力并降低成本。
這些是投資 ERP 的幾個(gè)關(guān)鍵原因，但我們希望幫助你更深入理解這項(xiàng)技術(shù)能為類似你的企業(yè)帶來什么。該系統(tǒng)將為你的企業(yè)提供哪些現(xiàn)有能力之外的新功能？技術(shù)如何降低成本并促進(jìn)增長(zhǎng)？我們將通過詳細(xì)拆解 ERP 可為企業(yè)帶來的 15 項(xiàng)優(yōu)勢(shì)來解答這些問題。
ERP 的 15 項(xiàng)優(yōu)勢(shì)和效益
雖然 ERP 系統(tǒng)的核心概念很簡(jiǎn)單 —— 將所有部門及其信息統(tǒng)一在單個(gè)系統(tǒng)中 —— 但其帶來的效益卻極為廣泛。以下是 ERP 系統(tǒng)最顯著的 15 項(xiàng)優(yōu)勢(shì)：
1. 數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)已成為企業(yè)的核心資產(chǎn)，因?yàn)樗鼘?duì)做出最佳決策至關(guān)重要，而 ERP 軟件可以幫助保護(hù)這一資產(chǎn)。所有數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在一個(gè)系統(tǒng)中（而非分散在安全級(jí)別參差不齊的多個(gè)系統(tǒng)中），這本身就提高了保護(hù)級(jí)別。它取代了員工桌面上通過電子郵件傳遞的電子表格和其他文檔。通過云 ERP 系統(tǒng)，信息通常分布在多個(gè)遠(yuǎn)程服務(wù)器上，建立冗余機(jī)制并防范單點(diǎn)故障，從而增加了另一層安全保障。如果你的公司處理大量敏感客戶數(shù)據(jù)，這一點(diǎn)尤為重要。
另一方面，ERP 系統(tǒng)可以通過限制數(shù)據(jù)的查看和編輯權(quán)限來增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全。大多數(shù)系統(tǒng)都支持輕松控制權(quán)限，確保員工只能訪問其所需信息，減少欺詐或其他惡意活動(dòng)的可能性。
2. 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化 / 集中化。ERP 的大部分價(jià)值源于不同部門的所有信息都存儲(chǔ)在同一位置。如果沒有這樣的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)通常分散在組織內(nèi)的各種應(yīng)用程序和電子表格中，員工難以快速找到所需信息。此外，這種分散存儲(chǔ)通常會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)和格式不一致，帶來更多挑戰(zhàn)。
ERP 系統(tǒng)通過標(biāo)準(zhǔn)化所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)來解決這一問題。由于所有數(shù)據(jù)集中在一個(gè)系統(tǒng)中，格式統(tǒng)一，因此在生成報(bào)告或進(jìn)行分析時(shí)不會(huì)出現(xiàn)兼容性問題。標(biāo)準(zhǔn)化的信息使你能夠獲取所需的所有數(shù)據(jù)，從而做出更明智的決策，幫助企業(yè)最大限度地節(jié)省時(shí)間和成本。
3. 合規(guī)性。擁有準(zhǔn)確、最新且易于檢索的記錄，可以大幅減少企業(yè)遵守法規(guī)所需的工作量。軟件內(nèi)的可定制報(bào)告工具也使跟蹤合規(guī)性和按需調(diào)整變得更加容易。這也使企業(yè)更易于接受審計(jì)，因?yàn)閷徲?jì)人員所需的所有信息都觸手可及。
某些 ERP 系統(tǒng)甚至支持特定財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如 GAAP）或法規(guī)（如SOX）。最佳解決方案還會(huì)根據(jù)法規(guī)變化自動(dòng)更新，確保企業(yè)持續(xù)合規(guī)。在監(jiān)管嚴(yán)格的行業(yè)中，保持合規(guī)可能極具挑戰(zhàn)性，但 ERP 使這一目標(biāo)更容易實(shí)現(xiàn)。
4. 提高生產(chǎn)力。ERP 系統(tǒng)提升生產(chǎn)力的方式多種多樣。其一，它自動(dòng)化許多基礎(chǔ)重復(fù)性任務(wù)，使員工能夠騰出時(shí)間從事其他為組織帶來更高價(jià)值的項(xiàng)目。此外，系統(tǒng)簡(jiǎn)化流程并減少信息檢索時(shí)間，使員工能夠更快地完成各種任務(wù)。由于員工可以全面了解整個(gè)公司的情況，他們無需四處詢問特定數(shù)據(jù)或流程細(xì)節(jié)。
生產(chǎn)力的提升還意味著企業(yè)無需像沒有 ERP 時(shí)那樣大幅增加員工數(shù)量。通過減輕員工的大量重復(fù)性工作，他們可以承擔(dān)新任務(wù)，并專注于需要其真正技能和專業(yè)知識(shí)的項(xiàng)目。
5. 可視性�？梢曅允� ERP 的另一項(xiàng)核心優(yōu)勢(shì) —— 讓所有人都能了解業(yè)務(wù)的各個(gè)方面是一種強(qiáng)大的能力。它使管理者能夠基于完整的上下文信息更快、更好地做出決策。例如，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)若能查看運(yùn)輸中尚未到達(dá)倉(cāng)庫(kù)的采購(gòu)訂單狀態(tài)，就可以在提交新訂單時(shí)避免庫(kù)存過�；虿蛔恪�
對(duì)其他團(tuán)隊(duì)管理的流程和數(shù)據(jù)狀態(tài)的可視性，最終幫助所有團(tuán)隊(duì)和個(gè)人更好地完成工作。它還省去了尋找信息所花費(fèi)的時(shí)間和精力。
6. 可擴(kuò)展性。領(lǐng)先 ERP 系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于，你可以先使用當(dāng)前所需功能，同時(shí)為未來添加更多功能預(yù)留空間。從這個(gè)意義上說，系統(tǒng)可以隨著企業(yè)的發(fā)展和演變而擴(kuò)展。當(dāng)團(tuán)隊(duì)擴(kuò)大時(shí)，你也可以添加新用戶。即使企業(yè)在實(shí)施現(xiàn)有系統(tǒng)后發(fā)生重大變化，也無需更換新的 ERP 解決方案。
如果企業(yè)有快速增長(zhǎng)計(jì)劃，云 ERP 系統(tǒng)將提供最強(qiáng)的可擴(kuò)展性。由于云系統(tǒng)運(yùn)行在遠(yuǎn)程服務(wù)器上，添加額外資源以確保解決方案平穩(wěn)運(yùn)行非常容易 —— 遠(yuǎn)比自行處理簡(jiǎn)單得多。這減輕了 IT 部門的工作負(fù)擔(dān)，甚至可能無需聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)。
7. 移動(dòng)性。員工已習(xí)慣于使用智能手機(jī)和平板電腦完成許多任務(wù)，順應(yīng)這一趨勢(shì)，當(dāng)今的 ERP 系統(tǒng)均支持移動(dòng)訪問。由于用戶通過網(wǎng)絡(luò)訪問云系統(tǒng)，他們可以在移動(dòng)瀏覽器中查看所有看板、報(bào)告和其他所需信息。許多供應(yīng)商現(xiàn)在還提供移動(dòng)應(yīng)用程序，以在小屏幕設(shè)備上提供更好的用戶體驗(yàn)。
對(duì)某些公司而言，移動(dòng)性并非可有可無，而是必需功能。例如，外勤人員或頻繁出差的員工必須能夠通過電腦以外的設(shè)備查看最新的業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。借助支持移動(dòng)訪問的 ERP 解決方案，這些員工還可以完成審批、監(jiān)控現(xiàn)金流（應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款）等關(guān)鍵任務(wù)。
8. 成本節(jié)約。對(duì)于企業(yè)主和領(lǐng)導(dǎo)者而言，購(gòu)買 ERP 系統(tǒng)最具說服力的理由在于它能大幅降低整體成本。我們已經(jīng)討論過的自動(dòng)化功能可以減少甚至消除許多行政和運(yùn)營(yíng)成本。例如，該軟件通常會(huì)淘汰手動(dòng)數(shù)據(jù)錄入或需要冗長(zhǎng)紙質(zhì)流程的工作。
該軟件提供的所有洞察意味著還有大量其他成本節(jié)約的機(jī)會(huì)。在一個(gè)平臺(tái)上監(jiān)控企業(yè)動(dòng)態(tài)的能力使您能夠快速識(shí)別高成本來源，從而更容易降低成本。此外，ERP 系統(tǒng)支持的規(guī)劃改進(jìn)可以避免緊急訂單、過度生產(chǎn)或過量采購(gòu) —— 這些均可能推高成本。ERP 系統(tǒng)降低成本的方式數(shù)不勝數(shù)，這也是此類解決方案通常具有快速投資回報(bào)率（ROI）的原因。
9. 工作流程有序化。在實(shí)施 ERP 系統(tǒng)時(shí)，建議與系統(tǒng)專家合作評(píng)估現(xiàn)有流程，確定是否能在新系統(tǒng)中以更優(yōu)方式完成任務(wù)。通常，員工按某種方式工作是因?yàn)?“一直如此”，而非因?yàn)檫@是最佳選擇。因此，ERP 可以通過減少步驟和優(yōu)化流程，使工作完成得更快、更輕松。
正如 ERP 標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)一樣，它也能標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。一個(gè)部門處理某流程的方式可能與另一部門不同。例如，應(yīng)付賬款（AP）部門的兩名員工甚至可能采用不同步驟進(jìn)行付款。ERP 系統(tǒng)應(yīng)消除這些差異，確保所有人遵循相同的最佳實(shí)踐。
10. 實(shí)時(shí)報(bào)告。報(bào)告無疑是使用 ERP 系統(tǒng)最顯著、最直接的優(yōu)勢(shì)之一。跨所有職能（財(cái)務(wù)、庫(kù)存、訂單、采購(gòu)、銷售和營(yíng)銷、人力資源等）定制報(bào)告的可能性是無窮的。無論您想衡量什么，或哪些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）對(duì)公司最重要，ERP 解決方案都能計(jì)算出來。您不僅可以跟蹤業(yè)務(wù)不同組成部分的績(jī)效，還可以對(duì)比部門表現(xiàn)，從而了解哪些因素在推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展，哪些在阻礙發(fā)展。
報(bào)告反映最新數(shù)據(jù)至關(guān)重要，這就是實(shí)時(shí)性的意義所在。如果需要兩周時(shí)間才能收到上一季度的收入數(shù)據(jù)，這些信息往往已過時(shí)且可能不再相關(guān)。但如果收入總額在每筆銷售發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)更新，您就可以立即用其為決策提供依據(jù)。這在當(dāng)今快節(jié)奏、高競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中至關(guān)重要。
11. 運(yùn)營(yíng)效率提升。ERP 解決方案覆蓋企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)，因此能提升整個(gè)組織的效率。從招聘人員到倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理再到高管層，所有人都能通過更高的自動(dòng)化水平和更便捷的信息獲取看到工作改進(jìn)。流程耗時(shí)減少，這通常不僅使公司受益，也使客戶受益。這可以大幅降低運(yùn)營(yíng)成本并創(chuàng)造更高利潤(rùn)。
以一家生產(chǎn) 10 種產(chǎn)品、平均利潤(rùn)率為 20% 的制造商為例。借助 ERP 系統(tǒng)，該公司可以輕松發(fā)現(xiàn)利潤(rùn)最低的產(chǎn)品，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)其中兩種產(chǎn)品的人工成本遠(yuǎn)高于其他產(chǎn)品。與員工溝通后，公司發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)這兩種產(chǎn)品的大部分工作是手動(dòng)且耗時(shí)的。于是，制造商決定購(gòu)買一臺(tái)機(jī)器來自動(dòng)化生產(chǎn)這兩種產(chǎn)品，平均利潤(rùn)率隨之提升至 25%。僅此一項(xiàng)，ERP 軟件每年就為企業(yè)節(jié)省了數(shù)十萬(wàn)美元。
12. 客戶服務(wù)優(yōu)化。幾乎所有企業(yè)都在與同行競(jìng)爭(zhēng)相同的客戶。因此，客戶體驗(yàn)至關(guān)重要，而這在很大程度上取決于公司提供的服務(wù)水平。ERP 將所有客戶信息（從聯(lián)系方式到訂單歷史再到支持案例）集中存儲(chǔ)，幫助企業(yè)提升服務(wù)質(zhì)量。這使客戶在需要幫助時(shí)能夠獲得更快的解決方案和更個(gè)性化的體驗(yàn)。
此外，ERP 系統(tǒng)還能通過另一方式改善服務(wù)水平：更準(zhǔn)確的庫(kù)存和訂單信息意味著客戶幾乎總能收到正確的商品，且訂單按時(shí)送達(dá)。減少這些問題將使客戶滿意，并增加他們成為回頭客的可能性。
13. 協(xié)作增強(qiáng)。我們已經(jīng)提到的許多優(yōu)勢(shì)都有助于促進(jìn)協(xié)作。了解其他團(tuán)隊(duì)的工作方式和所關(guān)注的信息，使員工更容易攜手合作，并在發(fā)現(xiàn)幫助同事的機(jī)會(huì)時(shí)主動(dòng)溝通。團(tuán)隊(duì)不再孤立運(yùn)作，也無需使用僅自己有權(quán)限訪問且未與其他后端系統(tǒng)集成的應(yīng)用程序。
當(dāng)員工溝通更頻繁、合作更緊密時(shí)，整個(gè)企業(yè)都會(huì)受益。他們可能共同發(fā)現(xiàn)可消除的重復(fù)工作，或集思廣益優(yōu)化日常流程的方法。溝通不暢或不了解他人的工作內(nèi)容只會(huì)引發(fā)問題，而 ERP 解決方案有助于預(yù)防這些問題。
14. 靈活性。ERP 平臺(tái)旨在為各種規(guī)模和類型的企業(yè)服務(wù)，因此頂級(jí)供應(yīng)商會(huì)在系統(tǒng)中構(gòu)建深度靈活性。這種靈活性使用戶能夠根據(jù)特定需求定制系統(tǒng)，例如獨(dú)特的流程或非常規(guī)指標(biāo)。滿足企業(yè)確切需求的能力也是 ERP 系統(tǒng)可能較為復(fù)雜的原因，但兩者通常相輔相成。
這種靈活性在企業(yè)隨時(shí)間發(fā)展時(shí)尤為重要。最高效的工作流程和 KPI 可能隨時(shí)間變化，而靈活性意味著系統(tǒng)仍能為企業(yè)所用 —— 無需更換系統(tǒng)。
15. 準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。企業(yè)只有預(yù)知未來，才能做好準(zhǔn)備。這正是預(yù)測(cè)的作用：它利用廣泛的歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來的需求、收入、支出等數(shù)據(jù)。運(yùn)行 ERP 系統(tǒng)后，預(yù)測(cè)會(huì)更加準(zhǔn)確，因?yàn)槠浠诟鼫?zhǔn)確、全面的信息。
更準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)意味著企業(yè)可以為可能發(fā)生的情況做好適當(dāng)準(zhǔn)備。如果預(yù)計(jì)銷售額將增長(zhǎng) 30%，您可以戰(zhàn)略性地采購(gòu)更多庫(kù)存；如果是服務(wù)型企業(yè)，則可以招聘更多具備預(yù)期需求增長(zhǎng)領(lǐng)域技能的員工。如果預(yù)計(jì)成本增長(zhǎng)速度超過銷售額，您可以提前尋找削減開支的方法。最終，更好的預(yù)測(cè)既能幫助企業(yè)增加收入，又能降低成本。
選擇 ERP 系統(tǒng)
適合您企業(yè)的正確 ERP 系統(tǒng)至少應(yīng)具備實(shí)現(xiàn)我們?cè)诖肆谐龅乃袃?yōu)勢(shì)的潛力。在評(píng)估不同供應(yīng)商的解決方案時(shí)，請(qǐng)深入研究并提出問題，以了解該系統(tǒng)能為貴公司帶來哪些具體優(yōu)勢(shì)。
最適合您企業(yè)的 ERP 平臺(tái)當(dāng)然會(huì)因公司的具體情況而異，包括規(guī)模、行業(yè)、業(yè)務(wù)模式和未來目標(biāo)。哪些 ERP 模塊是當(dāng)前最能帶來變革的？哪些模塊未來可能值得添加？確保該系統(tǒng)不僅能滿足您當(dāng)前的需求，還具備可擴(kuò)展性和靈活性，以支持企業(yè)的發(fā)展和優(yōu)先級(jí)的變化。
考慮到這一點(diǎn)，云 ERP 系統(tǒng)是許多公司的最佳選擇。超過一半的公司選擇云 ERP 軟件而非本地部署系統(tǒng)，且其普及率還在不斷上升。云系統(tǒng)大大減輕了公司的工作量，因?yàn)槠髽I(yè)無需購(gòu)買或維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行所需的硬件。SaaS ERP（軟件即服務(wù)型 ERP）更具優(yōu)勢(shì)，因?yàn)楣⿷?yīng)商除了托管解決方案外，還負(fù)責(zé)所有系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。
隨著越來越多不同規(guī)模和行業(yè)的公司認(rèn)識(shí)到實(shí)時(shí)、全面了解其業(yè)務(wù)的價(jià)值，不使用 ERP 解決方案可能會(huì)使您處于競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)�，F(xiàn)在是時(shí)候開始研究 ERP 系統(tǒng)并規(guī)劃實(shí)施了，因?yàn)槟皆鐚?shí)現(xiàn)這些巨大優(yōu)勢(shì)，效果越好。 |
